Nữ CEO từng tuyên bố 'sa thải bất kỳ ai không sử dụng AI' thừa nhận công nghệ này không thể thay thế trợ lý giám đốc điều hành của bà khi vai trò này phát triển

Khi số lượng của họ đang suy giảm, các thư ký và trợ lý hành chính phải đối mặt với một mối đe dọa ngày càng tăng khác: các công cụ trí tuệ nhân tạo như ChatGPT và Claude có thể hoàn thành các khía cạnh trong khối lượng công việc của họ chỉ với một cú chạm.

Dữ liệu dự báo việc làm đưa ra một viễn cảnh ảm đạm cho ngành nghề do phụ nữ thống trị này, vốn có thể đặc biệt dễ bị tổn thương trước tình trạng mất việc làm do AI gây ra so với lực lượng lao động nói chung. Nhưng một số trợ lý đang đón nhận công nghệ này — và thậm chí sử dụng nó như một công cụ để vươn lên.

Deanna Danger, 43 tuổi, đã làm việc trong vai trò hành chính từ năm 2003. Cô cho biết việc thích nghi và đi trước xu hướng là một phần quan trọng trong vai trò luôn thay đổi của mình, và AI cũng không ngoại lệ.

“Tất cả những gì bạn làm là phải tiến hóa,” cô nói.

Danger bắt đầu sử dụng AI chuyên nghiệp vào năm 2022, học hỏi thông qua thử nghiệm và hợp tác với các trợ lý đồng nghiệp. Ngày nay, cô không còn ghi chép trong các cuộc họp nữa — cô đã thiết lập Copilot và ChatGPT để làm việc đó thay mình. Điều đó đã giải phóng cô để “thực sự tham gia vào các cuộc họp, chứ không chỉ lo lắng về việc đảm bảo tôi gõ lại mọi thứ đã được nói,” Danger, trợ lý giám đốc cho giám đốc thông tin tại Đại học Vanderbilt, chia sẻ. “Thành thật mà nói, những việc trước đây tốn của tôi hàng giờ thì giờ tôi hoàn thành trong chưa đầy năm phút.”

Việc AI có thể tái định hình ngành nghề của cô như thế nào và ở mức độ nào vẫn còn phải chờ xem, nhưng số lượng việc làm cho các trợ lý hành chính và thư ký đã suy giảm trong nhiều thập kỷ. Vào năm 2004, khoảng 3,5 triệu người làm việc trong vai trò này — gần 97% trong số họ là phụ nữ, theo dữ liệu Khảo sát Dân số Hiện tại. Hai mươi năm sau, con số đó giảm xuống còn 2,1 triệu — bất chấp sự tăng trưởng chung của lực lượng lao động trong cùng giai đoạn. Và ngoại trừ thư ký y tế và trợ lý hành chính — một nhóm được dự báo sẽ tăng trưởng 4% vào năm 2034 nhờ sự phát triển của ngành chăm sóc sức khỏe — các nhà kinh tế tại Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ dự báo sự suy giảm tiếp tục trong ngành nghề này.

Tỷ lệ thất nghiệp của nhân viên hỗ trợ văn phòng và hành chính — một nhóm rộng hơn bao gồm cả thư ký kế toán, nhân viên dịch vụ bưu chính và nhiều hơn nữa — đã tăng lên 4% so với mức 3,6% vào tháng 6 năm ngoái, theo dữ liệu của Bộ Lao động được công bố vào thứ Năm, mặc dù mức này vẫn thấp hơn tỷ lệ thất nghiệp chung.

“Câu chuyện tổng thể trong các ngành nghề văn phòng và hành chính từ góc độ dự báo trong vài chu kỳ gần đây là về các công nghệ nâng cao năng suất, hạn chế nhu cầu việc làm,” Emily Rolen, nhà kinh tế trưởng tại bộ phận dự báo việc làm của BLS, cho biết. Những tiến bộ công nghệ — xử lý văn bản, chuyển đổi giọng nói thành văn bản, các công cụ và ứng dụng lập lịch — mỗi thứ đều đã biến đổi nhiệm vụ của các chuyên gia hành chính và góp phần vào sự suy giảm chung.

Nhân viên văn thư và hành chính có thể dễ bị tổn thương hơn trước tình trạng mất việc làm do AI gây ra so với các chuyên gia khác vì họ “thiếu khả năng thích ứng do tiết kiệm hạn chế, tuổi tác cao, cơ hội địa phương khan hiếm và/hoặc bộ kỹ năng hẹp,” theo một báo cáo của Viện Brookings được công bố vào tháng 1. Khoảng 86% trong số 6 triệu nhân viên này là phụ nữ.

Thật vậy, nhiều thư ký và trợ lý hành chính từ 55 tuổi trở lên hơn so với lực lượng lao động nói chung (34% so với 23%), mức lương trung bình thấp hơn so với tất cả người lao động Hoa Kỳ (47,460 USD so với 49,500 USD), và bằng tốt nghiệp trung học phổ thông là đủ cho nhiều vị trí mới vào nghề.

Nhưng điều mà dữ liệu lao động không nắm bắt được — như báo cáo của Brookings đã chỉ ra — là khả năng điều hướng trong môi trường thay đổi của mỗi cá nhân, bao gồm các trợ lý hành chính như Danger, những người cho biết họ “có năng lực hơn nhiều so với mọi người nghĩ.”

Danger tổ chức các buổi trò chuyện cà phê trực tuyến hai tuần một lần cho các đồng nghiệp thông qua Hiệp hội Chuyên gia Hành chính Hoa Kỳ, một nhóm chuyên nghiệp cho biết họ phục vụ khoảng 132,000 thành viên. Những người tham gia trong một phiên họp tháng 5 đã chia sẻ các trường hợp sử dụng AI của họ: tạo tờ rơi, khảo sát nhà hàng cho các sự kiện điều hành, nghĩ ra chú thích cho các tài khoản mạng xã hội của nhà tuyển dụng, soạn thảo ngôn ngữ quy trình hoạt động tiêu chuẩn và nhiều hơn nữa.

Nhưng bất chấp bầu không khí nhiệt huyết chung, một số người tham gia đã nêu lên những lo ngại, bao gồm an ninh dữ liệu và sự thiếu hụt quy định về AI. Những người khác nhấn mạnh rằng AI không thể và sẽ không thay thế trí tuệ cảm xúc và các kỹ năng xây dựng mối quan hệ vốn là những đặc điểm nổi bật của một trợ lý thành công.

Fiona Young, người sáng lập Carve, một doanh nghiệp tập trung vào đào tạo trợ lý giám đốc về AI, cho biết bà đã thấy “sự thay đổi lớn về nhu cầu” đối với dịch vụ của mình kể từ năm 2023. Young, bản thân là một cựu trợ lý giám đốc, cho biết bà đã cung cấp đào tạo AI cho các chuyên gia hành chính trên toàn cầu, bao gồm tại Google, Amazon, Uber, Salesforce và LinkedIn. Theo kinh nghiệm của bà, các nhà tuyển dụng muốn nhân viên có thể tận dụng AI — “không chỉ hiểu sơ sài về nó, mà thực sự sử dụng nó như một phần không thể thiếu trong cách mọi người làm việc mỗi ngày,” bà nói.

Oana Manolache có lập trường thậm chí còn mạnh mẽ hơn. Người sáng lập và CEO của Sequel.io, một nền tảng cho phép các công ty tổ chức hội thảo trực tuyến trên chính trang web của họ, đã viết trong một bài đăng trên LinkedIn vào năm ngoái: “Tôi sẽ sa thải bất kỳ ai không sử dụng AI.”

Nhưng ngay cả Manolache cũng nói rằng AI không thể thay thế trợ lý giám đốc của bà, Stephanie Martinez.

Manolache cho biết Martinez sử dụng AI để “giải phóng bản thân” khỏi các nhiệm vụ như ghi chép và chuẩn bị cuộc họp để tập trung vào “công việc con người” trong việc xây dựng kết nối nhóm, đưa ra các quyết định phán đoán, hiểu mối quan hệ của các giám đốc điều hành với các bên liên quan và giao tiếp cho phù hợp.

Có lẽ AI có thể thay thế trợ lý “truyền thống”, nhưng “nó không thay thế những gì một trợ lý giám đốc làm hiện nay khi vai trò này đã phát triển,” Manolache nói.

Martinez làm việc từ xa tại El Salvador thông qua Viva Talent, nơi — trong một ví dụ khác về bối cảnh thay đổi của vai trò này — đào tạo và kết nối các trợ lý từ Mỹ Latinh và Nam Mỹ với các công ty công nghệ chủ yếu có trụ sở tại Hoa Kỳ.

“Những người thực sự muốn thành công trong vai trò này có một cơ hội rất lớn,” Manolache nói. “Người này có quyền truy cập thông tin trên toàn bộ tổ chức.”

Chẳng hạn, khi công ty nhắm đến việc thúc đẩy nhiều đánh giá hơn từ khách hàng trên một nền tảng đánh giá phần mềm, Martinez, người quản lý hầu hết các hóa đơn và thanh toán, đã tiếp cận vấn đề một cách sáng tạo. Cô đã tận dụng AI để sàng lọc tất cả các giao tiếp với khách hàng, xác định các ứng cử viên tốt cho các bài đánh giá và soạn thảo email liên hệ. Nếu không có AI, “sẽ mất rất nhiều thời gian để cô ấy làm việc này,” Manolache nói, đồng thời cho biết thêm điều đó cũng giải phóng Martinez để “suy nghĩ sáng tạo.”

Sự tự do để triển khai AI một cách chiến lược cũng quan trọng không kém gì giáo dục và đào tạo, bởi vì nhiều trợ lý quan tâm đến việc áp dụng AI nhưng thiếu nguồn lực để tích hợp nó, Melissa Peoples, một huấn luyện viên trợ lý giám đốc có trụ sở tại Austin, Texas và là cựu trợ lý giám đốc cấp C, cho biết.

Động lực giới tính làm phức tạp thêm thách thức đó trong một ngành do phụ nữ thống trị, những người thường được ghép đôi với các nhà lãnh đạo nam, Peoples nói.

“Bạn thấy những người áp dụng sớm, đang làm rất tốt, và được hợp tác với các giám đốc điều hành thực sự trao quyền, và có thể làm tất cả những điều này,” cô nói. “Và rồi bạn thấy mặt trái của vấn đề này, nơi mà theo đúng nghĩa đen, các trợ lý bị bảo rằng, ‘Cô không đủ thông minh để ở trong phòng. Chỉ cần mang cà phê cho tôi.’”

Với việc đào tạo AI hiệu quả, Peoples cho biết các trợ lý có thể “tìm thấy tiếng nói của mình” và “tạo ra tác động lớn hơn để họ được bảo vệ trước những gì sẽ xảy ra khi AI tác nhân trở nên phổ biến và dễ tiếp cận hơn.” 

Câu chuyện này ban đầu được đăng trên Fortune.com